机构更名后，来源中的旧名称不应被删除或替换。若已核实新旧名称属于同一主体，档案条目建议写“机构现名（原名：旧名）”，同时保留来源发布时显示的旧名。尚未完成核实时，则按来源原文记录，并写明“现名：未查到”或“名称关系：未核实”，不要自行合并两个名称。
先核对新旧名称是否对应同一主体
对适用备案办法的出境入境中介，国家移民管理局刊载的《出境入境中介备案办法》要求，机构名称、主要经营场所或业务范围变化后办理备案变更。因此，遇到机构更名，可把备案变更记录作为核验线索，不能只凭名称相似就把两条记录视为同一机构。
中国政府网转载的五部门通知写明，可以输入统一社会信用代码（或企业名称、注册号）查询企业基本信息。核对时，可以统一社会信用代码或注册号作为查找入口，再对照企业名称；如果现有材料无法把旧名、现名与同一主体标识对应起来，就应保留未核实状态。
来源名称和机构名称分开记录
以下是可供参考的档案编辑格式，不是相关办法或通知规定的固定格式：
| 核验状态 | 建议写法 |
|---|---|
| 已核实为同一主体更名 | 机构现名（原名：旧名）；来源条目保留“来源发布时名称：旧名” |
| 只查到来源使用旧名，未查到更名依据 | 来源原名：旧名；现名：未查到 |
| 新旧名称无法对应 | 分开记录，不互相替换；注明“主体对应关系未核实” |
来源标题、发文主体和原文引文应保留原样。机构现名可以作为档案中的当前名称补充，但不应把历史来源改写成当前名称。对机构自己发布的历史材料，也应保留材料当时显示的旧名；经核实的现名另列，并附上实际核验依据。
来源日期和核实日期不要混写
来源日期按原文记载；名称变更日期按能够证明变更的材料填写；核实日期按实际完成核查的日期填写。任何一项在官方材料中没有写明，就标为“未查到”，不要用网页更新时间或推测日期代替。
发布前仍需自己确认
在发布机构档案前，还要确认：
- 新旧名称是否由同一主体使用，并能用统一社会信用代码、注册号或备案变更材料相互对应；
- 来源中的名称是否确实是发布时使用的名称，而不是后来改过的显示名称；
- 适用的备案变更是否已有可核对记录；
- 官方材料是否明确写出更名日期和新旧名称的对应关系。
如果其中任何一项没有材料支持，就保留来源原名并标注“未查到”或“未核实”，不能仅凭相似名称补出结论。