档案字段、来源和核实日期的对应关系，应落实到“这个字段从哪里来、何时核对过”，而不是把几项信息简单并列。原则上，每个字段都应能回到具体来源中的明确内容；核实日期则记录实际查看该来源或查询结果的日期，未查看就写“未核实”。
国家移民管理局的备案公示入口支持按备案编号、统一社会信用代码或机构名称查询。这三项可以作为检索条件，但不能仅凭入口支持查询，就认定某家机构已经备案；目标机构是否出现在结果中，仍要查看并核对当次查询结果。
三个要素分别记录什么
| 要素 | 记录内容 | 对应要求 |
|---|---|---|
| 档案字段 | 机构名称、备案编号、统一社会信用代码等拟记录项目 | 写明字段名称，不能用检索条件冒充已经确认的字段值 |
| 来源 | 发布或查询该内容的机构、页面名称及原始网址 | 应能定位到具体页面或查询结果，而不只是提供一个网站首页 |
| 核实日期 | 实际查看相应页面、字段或查询结果的日期 | 同一来源可以支持多个字段，但每个字段仍要处于本次核查范围内 |
“入口已核对”与“机构记录已核实”不是同一状态。前者只能说明查询渠道可以使用；后者还需要查看结果，并确认结果确实对应目标机构。
备案查询字段怎样建立对应
国家移民管理局备案公示入口明确提供备案编号、统一社会信用代码和机构名称三种查询方式。记录时可以区分以下情况：
- 备案编号：作为查询条件使用；只有在来源内容中明确显示或通过结果完成核对后，才写入档案值。
- 统一社会信用代码：同样应保存为查询条件或经核对确认的字段，不能把输入过该代码写成“查询到备案记录”。
- 机构名称：如果只是输入名称检索，应注明“查询条件”；如果已经查看并确认对应结果，再记录为已核实信息。
查询没有找到匹配内容时，应写“未查到”，不能直接改写为“未备案”。两者含义不同：前者描述本次查询所见，后者是对机构备案状态作出的实体判断。
核实日期不能由其他日期代替
核实日期对应的是核查动作，不是页面看起来像日期的任意数字。
建议将以下概念分开：
- 核实日期：实际打开来源并查看相应内容的日期。
- 发布日期或更新日期：只有页面明确标注时才能记录；页面没有写明，就写“未查到”。
- 文章发布日期：属于网站内容的时间，不能代替对来源的核实日期。
- 网址中的年份：不能据此推断来源发布日期，也不能直接作为核实日期。
一套基础记录可以采用以下格式：
- 待核对象：
- 档案字段：
- 字段值：
- 来源名称：
- 来源定位：页面明示／查询条件／查询结果
- 核实日期：
- 核实范围：
- 档案状态：已核实／未查到／待核实
这里的“已核实”“未查到”和“待核实”是档案编辑状态，不是政府公示页面中的法定状态标签。
发现公示信息不一致时
市场监管总局明确说明：公民或组织有证据证明政府部门公示的信息不准确时，有权要求该政府部门予以更正。
因此，发现档案内容与政府公示信息不一致时，可以保留原记录、来源、核实日期以及能够证明差异的材料，再按相关政府部门的公开要求提出更正请求。具体申请渠道、材料格式和处理时限，应以受理部门公开说明为准；没有明确说明的内容，不应自行补写。
仍需自己确认的事项
发布档案前，还需要确认查询结果是否确实对应目标机构、所填字段是否在来源中明确出现，以及核实日期是否确为实际查看日期。如果来源页面没有标注发布日期或更新时间，应明确写“未查到”，不能用自己的核查日期代替。