应把查询入口和结果页分成两条记录：入口页回答“去哪里查、能输入什么”，结果页回答“实际查到什么、页面怎样显示”。两者不能混写，尤其不能把查询条件当成已经查到的结果。
查询入口怎么记录
入口记录至少应包含：
- 入口名称：国家移民管理局备案公示入口。
- 精确地址：记录完整页面地址
https://www.nia.gov.cn/announcement/pub/index.html，不要只写机构官网首页。 - 支持的查询条件：按页面原文记录为“备案编号 / 统一社会信用代码 / 机构名称”。
- 本次实际使用的条件：写明查询时输入的是哪一项及其具体内容，不要把页面支持的三项都写成已经使用或已经查到。
- 来源名称：注明国家移民管理局。
- 核实日期：填写实际打开并核对页面的日期；尚未复核时写“未核实”，不要用文章发布日期代替。
结果页怎么记录
所引官方页面确认的是查询入口及其可用条件，并未提供某个机构的具体查询结果。因此，结果页应只记录实际打开后看到的内容：
- 与结果对应的查询入口及地址；
- 实际使用的查询条件；
- 页面实际显示的机构名称、备案编号、统一社会信用代码或其他字段；
- 页面显示的备案状态及说明文字；
- 结果页地址；如果页面没有可复现的结果地址，应如实注明；
- 截图或文字记录及实际核实日期。
字段应照页面原文抄录，页面没有显示的内容不要补写。结果页没有可复现地址时，也不要自行拼接链接。未查到结果时，可以记录“未查到”，但不能据此改写成“没有备案”。
企业基本信息查询不要当成备案结果
中国政府网转载的五部门通知写明，可输入统一社会信用代码、企业名称或注册号查询企业基本信息。这是另一项查询说明，不是某个机构在国家移民管理局备案公示入口中的结果页。
归档时应将它作为独立来源记录，并保留其准确表述：
- 输入统一社会信用代码、企业名称或注册号；
- 查询对象是企业基本信息。
不能把这里的“企业基本信息”直接改称为“备案信息”，也不能用该通知替代具体机构的备案查询结果。
仍需自己确认什么
发布机构档案前，仍需在实际复核时确认：入口是否仍可访问、查询使用的标识是否与机构相符、结果页实际显示哪些字段，以及记录内容是否与所保存的页面一致。
备案查询结果也不能自动证明院校代理授权、校区地址、开设项目或课程情况。这些内容如需收录，应另查相应的公开材料；没有查到或尚未核实时，应明确标注。